Ciudad de México.- La Secretaría de Gobernación (SEGOB) deberá dar a conocer la introducción, objetivo general, marco jurídico o legal, series, hoja de cierre y fichas técnicas de valoración documental, de su Catálogo de Disposición Documental vigente, instruyó el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI).
El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que establece los valores documentales administrativo, fiscal, legal, jurídico, informativo, evidencial y testimonial que por su naturaleza poseen los documentos; la clasificación de la información reservada, confidencial y pública; los plazos de conservación de documentación y el destino final de los documentos una vez concluido su ciclo vital.
Al presentar el asunto ante el Pleno, el comisionado Joel Salas Suárez destacó que este tipo de solicitudes de información, representa la oportunidad para que la SEGOB asuma su compromiso con la transparencia y la rendición de cuentas en materia de archivos.
En este caso, apuntó, la información pública sirve a las autoridades para demostrar su voluntad de construir un nuevo esquema que permita a la transparencia y la participación ciudadana “facilitar la comprensión del presente y el pasado de nuestro país”.
“La Ley General de Archivos que apruebe el Congreso debe ayudar a construir una mejor democracia, con mecanismos de Gobierno Abierto y con base en la conservación de nuestra memoria común y la búsqueda de la verdad”, enfatizó.
En ese sentido, Salas Suárez señaló que la aprobación de esta ley será la culminación de la reforma constitucional en materia de transparencia y acceso a la información pública de 2014, y sus disposiciones, dijo, “serán cruciales para garantiza la comprensión de nuestro pasado”.
“Contar con legislación en materia de archivos es importante y los diputados y senadores pueden tener en cuenta el mayor número de elementos posibles, antes de su aprobación. Sin embargo, esto no debe ser un impedimento para concebir la mejor ley posible. Nuestros representantes pudiesen aprovechar la oportunidad para aprobar una legislación que, al igual que la Ley General de Transparencia, se pueda convertir en una referencia internacional”, sostuvo el comisionado.
Lo anterior, luego de que un particular solicitó dicha información, prevista en el numeral 8, fracción III del Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las Materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de mayo de 2017.
En su respuesta, el sujeto obligado, a través de su Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, expuso que el catálogo fue autorizado en 2011 por el Archivo General de la Nación (AGN), dando cumplimiento a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 20 de febrero de 2004, así como al Instructivo para la Elaboración del Catálogo de Disposición Documental del AGN.
Inconforme, el particular interpuso recurso de revisión ante el INAI, en el que manifestó que la SEGOB proporcionó información que no es a la que se hace referencia en el numeral 8, fracción III del referido Acuerdo.
En alegatos, la SEGOB modificó su respuesta e indicó que el particular requería «las acciones necesarias para la administración de archivos y gestión documental, a fin de garantizar la organización, disponibilidad, localización, integridad y conservación de 105 archivos», por lo que su Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales entregó la expresión documental con la que contaba.
En el análisis del caso, la ponencia del comisionado Salas Suárez, señaló que, tras la revisión del Instructivo para la Elaboración del Catálogo de Disposición Documental, con el cual el sujeto obligado elaboró su catálogo en 2011, es posible que la SEGOB cuente en sus archivos con los siguientes apartados del catálogo: introducción, objetivo general, marco jurídico o legal, series, hoja de cierre y fichas técnicas de valoración documental.
En ese sentido, se expuso, el sujeto obligado no agotó la búsqueda de la información en los documentos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Por lo anterior, a propuesta del comisionado Joel Salas Suárez, el Pleno del INAI determinó modificar la respuesta de la SEGOB y le instruyó a realizar una nueva búsqueda de la información en dicha unidad administrativa y, una vez localizada, entregarla al particular, en los términos referidos.
