Ciudad de México.- El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) ordenó a la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios dar a conocer los avisos de responsable sanitario, presentados por las empresas Oximedic S.R.L de C.V. y Airgas Company S.R.L de C.V., entre 2005 y 2008, para acreditar que contaban con un profesionista encargado de vigilar la inocuidad de los productos médicos utilizados para la elaboración de medicamentos.
En respuesta al particular que solicitó la información, Cofepris señaló que eran inexistentes, pues se trataba de información cuyo periodo de conservación era de seis años, de acuerdo al Cuadro general de clasificación archivística y al Catálogo de disposición documental de la Secretaría de Salud.
Inconforme, el solicitante presentó un recurso de revisión, argumentando que el periodo de conservación debía ser más amplio. En alegatos, la dependencia reiteró su respuesta y precisó que los instrumentos normativos del sector salud en materia de archivos definen la forma de manejar la información bajo su resguardo, los cuales son de carácter general y de observancia obligatoria.
Al presentar el caso ante el Pleno, la comisionada Areli Cano Guadiana destacó la importancia de los archivos como medios materiales, a partir de los cuales las personas pueden conocer y valorar aspectos de la vida pública, en especial, cuando tienen su origen en el ámbito gubernamental.
“Al respecto la Declaración Universal de Archivos, aprobada por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, resalta que la gestión documental permite custodiar decisiones y actuaciones; conservar un patrimonio único e irremplazable, transmisible entre generaciones; contribuir tanto a la constitución como a la salvaguarda de la memoria, y garantizar la transparencia en las actuaciones administrativas”, destacó.
Areli Cano expuso que la reforma constitucional en materia de transparencia de 2014 enfatizó el valor de los archivos como insumos básicos para ejercer el derecho de acceso a la información y estableció el deber de los servidores públicos de conservar, clasificar, inventariar y difundir la memoria institucional acumulada, para lo cual mandató expedir una Ley General de Archivos.
“Mientras en el ámbito parlamentario concluye la emisión de tal norma, cabe subrayar que la reglamentación vigente tiene como objetivo garantizar la correcta conservación, organización o consulta de los archivos para hacer eficiente la gestión pública y el acceso a la información pública”, afirmó.
En este contexto, se llevó a cabo el análisis del caso, del cual se advirtió que el Cuadro general de clasificación archivística y el Catálogo de disposición documental de la Secretaría de Salud prevé que la vigencia de conservación de los avisos sanitarios es de seis años, por tener carácter administrativo.
Asimismo, de la revisión efectuada a esa normatividad, se determinó que dichos documentos, al ser de carácter administrativo, deben permanecer en el archivo de trámite tres años más de concluida su vigencia, después ser transferidos al archivo de concentración, donde habrán de ser resguardados por otros tres años más, con la finalidad de determinar su destino final.
En ese sentido, se concluyó que el sujeto obligado se limitó a señalar que no tenía obligación de conservar los documentos solicitados por más de seis años, sin hacer una búsqueda exhaustiva en los archivos de trámite, concentración o histórico.
“La adecuada gestión documental, como elemento inalienable del derecho de acceso, toma un matiz de interés en el presente caso, porque sirve de base para dar certeza al particular sobre la información de su interés, relativa al denominado aviso de responsable sanitario, documento que acredita que los establecimientos de salud cuentan con un profesionista encargado de vigilar la inocuidad de los productos médicos que se utilizan para la elaboración de medicamentos destinados al uso humano”, enfatizó la comisionada Areli Cano.
Por lo expuesto, el Pleno del INAI resolvió modificar la respuesta de la Cofepris y le instruyó hacer una búsqueda en sus archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, a fin de que proporcione al particular los avisos de responsables sanitarios, presentados por las personas morales denominadas Oximedic y Airgas Company, en el periodo requerido.
