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Transitar de la archivística tradicional a la digitalización, reto en la gestión documental: INAI

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Coyoacán, Ciudad de México.- El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) ordenó a la Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales (Semarnat) proporcionar copia del contrato de prestación de servicios de digitalización de sus archivos de trámite, en junio de 2015.

“Los archivos son un pilar fundamental del derecho a la verdad, la transparencia y la rendición de cuentas, todos ellos, elementos indispensables para la consolidación de un México unido, transparente y democrático”, sostuvo la comisionada presidente, Ximena Puente de la Mora, al presentar el caso ante el Pleno.

Dijo que uno de los retos principales es transitar de la archivística tradicional a la moderna, por ello, la importancia de que la digitalización del acervo existente sea una actividad toral de la gestión documental.

“La gestión documental, por su parte, es una herramienta indispensable para la transparencia proactiva, en la que siempre se tendrá como un objetivo permitir el acceso cada vez más amplio, pero también expedito a la información pública”, explicó Puente de la Mora.

Sobre el contrato para la prestación del servicio de digitalización de los archivos de la Semarnat, un particular solicitó conocer quiénes son los responsables de autorizar el pago correspondiente, así como las facultades y atribuciones que les permiten aprobar o negar dicho pago.

Asimismo, pidió que la dependencia precisara si las personas encargadas de autorizar o negar el pago responden con su patrimonio, en caso de causar un daño al erario o al proveedor, y si a la fecha se había registrado el pasivo contingente correspondiente.

En respuesta, la Semarnat señaló que designó como administrador del contrato al Director de Administración de Documentos y Modernización, quien es el responsable de vigilar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato y hacerlas constar por escrito, de acuerdo con el Reglamento Interior.

Además, precisó que en dicho contrato no quedó establecido si las personas encargadas de autorizar o negar el pago deben responder con su patrimonio, en caso de causar un daño al erario o al proveedor.

Inconforme, por considerar que la información es incompleta, el solicitante interpuso un recurso de revisión ante el INAI.

En alegatos, la dependencia reiteró su respuesta y, por lo que hace al registro del pasivo contingente, precisó que la Dirección General de Programación y Presupuesto no lleva a cabo dicho registro.

En el análisis del caso, a cargo de la ponencia de la comisionada presidente, Ximena Puente de la Mora, se advirtió que la Dirección de Administración de Documentos y Modernización fue el área que administró el contrato y, por tanto, la responsable de autorizar el pago del mismo, como lo comprueba la factura correspondiente.

En relación con las facultades y atribuciones que le permiten al responsable aprobar o negar dicho pago, se determinó que la dependencia no dio respuesta puntual al requerimiento, ya que el Reglamento Interior de la Sermarnat no las define.

En cuanto a si los responsables de la autorización del pago responden con su patrimonio del daño que se cause al erario federal o al proveedor, la dependencia se limitó a señalar que el contrato no establece dicha situación.

Sin embargo, se concluyó que la única manera de brindar certeza al particular sobre ese hecho es que tenga acceso al documento fuente, es decir, al contrato DGRMIS-DAC-DADM No. 003/2015, en el que se establecen los términos y condiciones de la prestación del servicio.

Por lo expuesto, el Pleno del INAI modificó la respuesta de la Semarnat y le instruyó proporcionar al particular copia del contrato e informarle las facultades y atribuciones de la Dirección de Administración de Documentos y Modernización, el área responsable de autorizar el pago por la prestación del servicio.