- El Instituto emitió una serie de consideraciones sobre el contenido de la iniciativa, presentada en el Senado de la República, el 17 de noviembre pasado, en las que propone fortalecer el presupuesto del AGN y dotarlo de autonomía
Coyoacán, Ciudad de México.- El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) emitió una serie de consideraciones sobre el contenido de la Iniciativa de Ley General de Archivos, presentada en el Senado de la República, el 17 de noviembre pasado.
Para los comisionados del Instituto es fundamental que la iniciativa precise y delimite cuáles serán las autoridades e instancias responsables de interpretar la Ley, de generar los lineamientos y procedimientos correspondientes, así como de organizar su implementación y la toma de decisiones en la materia.
Con el propósito de contribuir a que dicha iniciativa cumpla a cabalidad con el objetivo de establecer principios y bases generales para organizar, conservar, administrar y preservar los archivos, de manera homogénea, en los tres órdenes de gobierno (federal, estatal y municipal) y defina las bases para la organización y el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos, el INAI hace las siguientes propuestas:
PRIMERO: Sobre la naturaleza jurídica del Archivo General de la Nación (AGN)
El AGN; debería transformarse en un organismo descentralizado, no sectorizado, responsable de encabezar las tareas del Estado mexicano en materia de gestión documental, con autonomía de gestión para decidir sobre su administración funcional.
Es indispensable asignarle recursos humanos, técnicos y presupuestales suficientes para cumplir con eficacia sus nuevas funciones.
El AGN debe constituirse en la institución responsable del diseño e implementación de la política archivística, para lo cual se le debe dotar de amplias facultades de interpretación.
SEGUNDO: Sobre los archivos históricos
La iniciativa debe precisar las instancias normativas que regularán los procedimientos para consultar los archivos históricos, así como la obligatoriedad de su implementación, los plazos y responsables de su aplicación. Es fundamental que se reconozca expresamente la naturaleza de los archivos históricos como “fuentes de acceso público” y de interés general y no solo como “fuentes de información esencial”, como se plantea actualmente.
Sobre el derecho a la verdad
La iniciativa debe garantizar el ejercicio del Derecho a la Verdad sobre violaciones graves de los derechos humanos contenidas en los archivos de los sujetos obligados, sin importar la etapa del ciclo vital de la documentación. El ejercicio de este derecho no debe estar supeditado a normatividad diversa a la Ley General, en razón de que el Estado tiene la obligación de proporcionar la información de manera confiable, veraz y oportuna a quienes legítimamente hagan uso de ese derecho, que por lo general son víctimas, familiares o la sociedad agraviada en su conjunto.
TERCERO: Sobre el Sistema Nacional de Archivos
Es recomendable modificar el diseño normativo del Sistema Nacional de Archivos que plantea la iniciativa, ya que si bien se define como un conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos y procedimientos, no establece de manera clara qué instancias lo integrarían, en razón de sus ámbitos de competencia, lo que propiciaría dificultades en su operación y en la articulación con los Sistemas Nacionales de Transparencia y Anticorrupción.
En ese sentido se propone que los integrantes del Sistema Nacional de Archivos sean titulares de organismos del Estado mexicano, así como un representante de la sociedad civil organizada cuyas atribuciones, funciones y actividades estén relacionadas con la gestión documental, la preservación del patrimonio documental, la transparencia y la rendición de cuentas.
CUARTO: Sobre la integración del Consejo Nacional del Archivos
Es necesario hacer exigible que parte de sus integrantes sean fundamentalmente representantes de instancias técnicas especializadas en materia de gestión documental y archivos, transparencia, rendición de cuentas y de promoción de la democracia.
En ese sentido, se propone ampliar la representación de expertos en materia archivística y organizaciones de la sociedad civil como integrantes del Consejo Nacional de Archivos con voz y voto, a fin de que la normativa relativa a la administración y gestión documental que apruebe dicho Consejo, constituya un nuevo paradigma archivístico.
QUINTO: Sobre la accesibilidad a los Archivos Públicos de Trámite y Concentración.
Se deben establecer los procesos y procedimientos para que se lleve a cabo en forma periódica la valoración y determinación del destino final de la documentación que obra en un archivo de trámite o concentración, una vez que se cumpla con un plazo máximo de conservación.
Se considera que una vez cumplidos los plazos de conservación previstos en el catálogo de disposición documental, y en caso de que los archivos posean valores secundarios, sean transferidos al archivo histórico.
SEXTO: Sobre la custodia de los Archivos Institucionales
Es necesario robustecer el capítulo que corresponde al procedimiento de entrega-recepción de los archivos en custodia de los sujetos obligados y establecer que, ante los cambios de administración o directivas en los sujetos obligados, se deberán preservar los archivos en las áreas o unidades correspondientes.
SEPTIMO: Sobre la coordinación del Sistema Nacional de Archivos con el Sistema Nacional de Transparencia y el Sistema Nacional Anticorrupción.
Es indispensable establecer explícitamente en la iniciativa que uno de los mecanismos de coordinación del Sistema Nacional de Archivos con el Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, será a través de la generación y aplicación de estándares de gestión de información electrónica, que aseguren la interoperabilidad de la información de la Plataforma Nacional de Transparencia, con la finalidad de generar información de calidad, oportuna, verificable, comprensible, actualizada y completa.
OCTAVO: Sobre las instancias locales de archivos y las reglas de homologación
La iniciativa debe fijar criterios claros para la composición y funcionamiento de los Consejos Locales; se sugiere que en la integración de los mismos incluya, entre otros, a un representante de los poderes locales, ejecutivo, legislativo, y judicial, así como a un representante de los organismos autónomos y un representante de los municipios con población mayor a 70,000 habitantes.
NOVENO: Sobre el Sistema Institucional de Archivos
Se debe precisar que el Comité de Transparencia deberá formar parte del Sistema Institucional de Archivos de cada sujeto obligado y que su presidente deberá ser parte del grupo interdisciplinario, cuyas funciones son hacer la valoración documental, definir las vigencias documentales y, en su caso, los plazos de conservación.
DECIMO: Sobre las instancias ejecutivas, directivas y consultivas previstas en la iniciativa de Ley
Se requiere en el diseño institucional definir a la Secretaría Ejecutiva como instancia operativa, al Sistema Nacional de Archivos como instancia de dirección y al Consejo Nacional de Archivos como la máxima instancia en materia archivística del país.
